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Beim Warenausgang dreht sich alles um das effiziente und sichere Auslagern, Verpacken, und Versenden von Waren. Ein reibungsloser Warenausgangsprozess trägt zu einem zufriedenen Kundenstamm bei, denn er stellt sicher, dass die Waren schnell und heil am Bestimmungsort ankommen. Lesen Sie hier, wie der Prozess abläuft und wie Sie sich mit Hilfe von Checklisten die Warenausgangskontrolle erleichtern.
Warenausgang: Definition
Der Warenausgang ist ein wichtiger Prozess in der Materialwirtschaft und im Supply Chain Management. Unter ihm sind sämtliche Teilprozesse zusammengefasst, welche durchlaufen werden müssen, um Waren aus dem Lager auszulagern und für den Versand bereitzustellen.
Was sind die Aufgaben beim Warenausgang?
Die verschiedenen Aufgaben und Tätigkeiten beim Warenausgang sind:
- Auftragserteilung
- Vorbereitung des Warenausgangs
- Kommissionierung
- Verpackung der Waren
- Bereitstellung der Waren
- Warenausgangskontrolle
- Verladen und Buchen des Warenausgangs
Wie ist der typische Ablauf im Warenausgang?
Anhand der oben aufgelisteten Aufgaben lässt sich für den Warenausgang ein Prozessablauf definieren, der schrittweise abläuft.
1. Prüfung des Auftragseingangs
Geht eine Bestellung ein, überprüfen Sie, ob die bestellten Waren in der benötigten Anzahl vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie das der für die Bestellung verantwortlichen Person mitteilen, damit es nicht zu Verzögerungen des gesamten Prozesses kommt. Ist sämtliche Ware auf Lager, wird der Auftrag erteilt und der Warenausgangsprozess geht in die nächste Phase über.
2. Vorbereitung des Warenausgangs
In diesem Schritt wird die Kommissionierung der benötigten Waren bzw. Artikel vorbereitet. Dabei wird – meist mit Hilfe von Software – ein Kommissionierauftrag erstellt, in welchem die Lagerstandorte der Waren sowie die benötigten Artikelmengen aufgelistet sind.
3. Kommissionierung
Die in Schritt zwei erstellte Liste übergeben oder übermitteln Sie an Ihr Kommissionierpersonal. Die zuständige Person für diesen Kommissionierauftrag holt anschliessend sämtliche Waren bzw. Artikel in der benötigten Anzahl aus dem Lager. Hierbei kommen bei kleinteiligen Artikeln oder Waren Kommissionierwagen zum Einsatz. Bei grossen und sperrigen Warensendungen oder zum Kommissionieren von Paletten sind Hubwagen oder Hochhubwagen zum Auslagern der Ware sinnvoll.
Vor allem beleglose Picking-Methoden wie Pick-by-Voice helfen Ihren Angestellten dabei, Fehler bei der Artikelauswahl zu vermeiden und die Kommissionierung beim Warenausgang so effizient wie möglich zu gestalten.
4. Verpackung und Bereitstellung der Waren
Sind die Artikel in der Bestellung kommissioniert, d.h. vollständig und in der richtigen Anzahl zusammengestellt, erfolgt die Verpackung. Je nach Grösse Ihres Unternehmens und der Anzahl Ihrer Angestellten im Warenausgang gibt es möglicherweise eine separate Verpackungsabteilung, in der das Personal an Packtischen die Ware für den Versand vorbereitet.
Sind grosse oder sperrige Güter in einer hohen Stückzahl zu versenden, findet in diesem Schritt eine Palettierung statt, bei welcher die Waren sicher auf Paletten befestigt werden.
5. Warenausgangskontrolle
Bei der Warenausgangskontrolle erfolgen eine Sicht- und Gewichtsprüfung der verpackten Güter und die Dokumentation des Warenausgangs. Je nach Unternehmensprozessen kann ein Teil der Prüfung bereits vor dem Verpacken erfolgen. In diesem Schritt kontrollieren Sie folgende Dinge und halten diese schriftlich fest:
- Entsprechen die Artikel in Art und Menge den bestellten Waren?
- Entspricht das Gewicht des Pakets oder der Palette dem erwarteten Gewicht der gesamten Bestellung?
- Sind die Artikel in tadellosem Zustand?
- Gibt es Beanstandungen an der Verpackung oder ist diese einwandfrei?
6. Verladung
Ist die Warenausgangskontrolle ohne Beanstandungen abgeschlossen, wird die Ware in das Transportfahrzeug verladen oder am Warenausgang zur Abholung durch die Spedition bereitgestellt.
7. Buchung des Warenausgangs
Sobald sämtliche Arbeitsschritte im Warenausgang durchlaufen wurden und die Ware sich im Transportfahrzeug befindet, buchen Sie den Warenausgang. Das heisst, Sie hinterlegen im System, dass die Ware nun Ihr Unternehmen verlassen hat und sich auf dem Weg zum Bestimmungsort befindet.
Im System legen Sie auch die Dokumentation Ihres Warenausgangs ab, zum Beispiel Checklisten, die Sie zur Warenkontrolle genutzt haben. Gegebenenfalls bestellen Sie neue Waren oder Artikel nach, um Ihr Lager im Rahmen eines soliden Bestandsmanagements wieder aufzufüllen.
Was ist die Warenausgangskontrolle und warum ist sie wichtig?
Die Warenausgangskontrolle ist ein wichtiger Arbeitsschritt beim Warenausgang, denn mit ihr stellen Sie die Qualität Ihrer Sendung sicher. Hier überprüfen Sie letztmalig, ob sämtliche Artikel in der benötigten Menge in der Lieferung vorhanden sind und Ihren qualitativen Standards entsprechen.
Wie ist der Ablauf bei der Warenausgangskontrolle?
Im Rahmen der Warenausgangskontrolle werden verschiedene Schritte durchlaufen. Zentraler Punkt hierbei ist die Dokumentation des Warenausgangs. Für jede Lieferung müssen Sie einen Lieferschein erstellen, aus welchem hervorgeht, was die Lieferung im Detail beinhaltet. Ist die Lieferung in mehrere Teillieferungen unterteilt, müssen Sie auch Ladelisten oder Packzettel beilegen, und bei Sendungen ins Ausland eventuell Zolldokumente.
Darüber hinaus prüfen Sie die Sendung letztmalig auf Korrektheit. Dies erfolgt per Sicht- und Gewichtsprüfung, bei welcher Sie bewerten, ob die Waren unversehrt sind und in korrekter Art und Menge in der Lieferung enthalten sind.
Ebenso prüfen Sie die Verpackung auf Mängel sowie die Kennzeichnung der Waren auf gute Lesbarkeit. Letzteres ist z. B. wichtig bei Gütern, welche ein Mindesthaltbarkeitsdatum haben oder über spezielle Siegel verfügen (bio, vegan, CE, TÜV, etc.). Bei verderblichen oder temperaturempfindlichen Waren messen Sie zudem die Temperatur im Transportfahrzeug und bewerten, ob diese für den Transport der Ware angemessen ist.
Checkliste für die Warenausgangskontrolle
Die im obigen Abschnitt skizzierten Schritte werden meist per Checkliste durchlaufen, welche Sie anschliessend digital in Ihrer Buchhaltung ablegen können. Die Dokumentation des Warenausgangs dient Ihnen als Nachweis dafür, dass die Lieferung Ihr Lager in einwandfreiem Zustand verlassen hat. Kommt es auf dem Transportweg zu Schäden oder geht Ware verloren, können Sie anhand der Dokumentation nachweisen, dass die Mängel erst auf dem Transportweg entstanden sind.
Je nachdem, um welche Art von Waren es sich handelt, gibt es verschiedene Dinge, die Sie bei der Warenausgangskontrolle prüfen sollten.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine Checkliste zur Warenausgangskontrolle aussehen kann. Diese wird auch zum Download bereitgestellt.
| Checkliste Warenausgangskontrolle | ||
|---|---|---|
| Datum | ||
| Ware vollständig | Ja ☐ | Nein ☐ |
| Beschädigung Ware | Ja ☐ | Nein ☐ |
| Beschädigung Verpackung | Ja ☐ | Nein ☐ |
| Warenkennzeichnung vollständig und gut lesbar | Ja ☐ | Nein ☐ |
| Transportfahrzeug sauber/hygienisch/geruchsneutral | Ja ☐ | Nein ☐ |
| Temperatur im Transportraum | Soll: °C | Ist: °C |
| Kennzeichen des Transportfahrzeugs | ||
| Massnahmen bei Abweichung | ||
| Unterschrift | ||
Wie unterscheidet sich der Wareneingang vom Warenausgang?
Genau wie beim Warenausgang gibt es auch beim Wareneingang einen Prozess, in welchem verschiedene Schritte durchlaufen werden. Der Wareneingang dient der Nachschubsicherung von Gütern, Rohstoffen, Waren, etc. Er lässt sich in folgende Schritte unterteilen:
- Bestellung der benötigten Güter beim liefernden Unternehmen
- Annahme der gelieferten Güter
- Evtl. Zwischenlagerung
- Kontrolle der Güter auf Vollständigkeit, Korrektheit und Unversehrtheit, inkl. Dokumentation
- Einlagerung der Güter ins Lager
- Buchung der Güter im Warenwirtschafts- und Lagermanagementsystem
FAQ zum Warenausgang
Der Warenausgang ist ein wichtiger Prozess in der Materialwirtschaft und im Supply Chain Management. Unter ihm sind sämtliche Teilprozesse zusammengefasst, welche durchlaufen werden müssen, um Waren aus dem Lager auszulagern und für den Versand bereitzustellen.
„Warenausgang gebucht“ bedeutet, dass die Lieferung auf das Transportfahrzeug verladen oder der Spedition übergeben wurde. Der Warenausgangsprozess ist mit der Buchung abgeschlossen.
Die Warenausgangskontrolle ist ein wichtiger Arbeitsschritt beim Warenausgang, denn mit ihr stellen Sie die Qualität Ihrer Sendung sicher. Hier überprüfen Sie letztmals, ob sämtliche Artikel in der benötigten Menge in der Lieferung vorhanden sind und keine Beschädigungen oder Mängel aufweisen.
Bildquellen:
© Jungheinrich AG
